Інтерес до інструментів штучного інтелекту зростає з кожним днем. Йдеться про інструмент, який узагальнює нотатки зустрічей, готує чернетки електронних листів та аналізує дані Excel. Але чи справді Microsoft 365 Copilot підвищує продуктивність компаній, чи це лише маркетингова обіцянка?
У цій статті розглядається, що робить Copilot, яким відділам він пропонує реальні переваги та що слід врахувати перед його використанням.
Що таке Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot — це помічник на базі штучного інтелекту, інтегрований у програми, які ви використовуєте щодня, такі як Word, Excel, Outlook, Teams і PowerPoint. Він не лише допомагає вам створювати контент, але й аналізує ваші наявні дані, електронні листи та історію зустрічей, щоб надавати контекстуально релевантні пропозиції.
Copilot працює, використовуючи велику інфраструктуру мовних моделей на основі GPT. Однак, на відміну від моделей загального призначення, таких як ChatGPT, він інтегрується безпосередньо з екосистемою Microsoft 365 вашої компанії. Іншими словами, він отримує доступ до документів, електронних листів і даних календаря вашої компанії для створення персоналізованих результатів.
Які відділи отримують найбільшу користь?
Управлінські та операційні команди
Значна частина часу керівників витрачається на зустрічі та відстеження їхніх результатів. Copilot може автоматично створювати резюме зустрічей у Teams, формувати список подальших дій (action items) та готувати підсумкові звіти для членів команди, які не змогли бути присутніми. Крім того, в Outlook він структурує та резюмує вхідні електронні листи за рівнем пріоритетності, що дозволяє швидко визначати повідомлення, які потребують негайної відповіді.
Продажі та обслуговування клієнтів
Для відділів продажів Copilot може аналізувати листування з клієнтами, щоб створювати чернетки пропозицій та готуватися до зустрічей на основі історії попереднього спілкування. З іншого боку, команди обслуговування клієнтів можуть виявляти повторювані шаблони запитань та створювати стандартні шаблони відповідей.
Фінанси та звітність
Найбільш помітним оновленням в Excel є здатність Copilot створювати складні формули та інтерпретувати набори даних за допомогою команд природною мовою. Завдяки запиту на кшталт «покажи позиції з найвищою вартістю цього місяця» ви можете автоматично створювати зведені таблиці та проводити аналіз трендів. Завдяки цьому час, що витрачається на підготовку щомісячних звітів, суттєво скорочується.
Людські ресурси
Для команд кадрів повторювані завдання, такі як підготовка оголошень про вакансії, створення форм оцінки ефективності роботи та оновлення документів з політики, стають набагато швидшими за допомогою Copilot. Створення навчальних матеріалів у PowerPoint тепер також займає лічені хвилини замість годин.
Що слід врахувати перед використанням Copilot?
Щоб справді досягти ефективності, яку обіцяє Copilot, необхідно зробити кілька критично важливих кроків. Ми часто бачимо, що компанії, які впроваджують систему без вжиття цих кроків, не виправдовують своїх очікувань.
-
Перегляньте вашу інфраструктуру ліцензування Microsoft 365.
Для Copilot потрібна окрема ліцензія, додана до планів Microsoft 365 Business Standard або E3/E5. Вам потрібно чітко визначити, чи ваша поточна структура ліцензування відповідає вимогам для Copilot, і які додаткові витрати будуть понесені.
-
Налаштування безпеки даних та керування доступом
Copilot має доступ до всіх даних, доступних користувачам. Це суттєвий ризик для організації. Правильно структурована інфраструктура управління доступом є важливою для того, щоб співробітники мали доступ лише до даних, що стосуються їхніх завдань. В іншому випадку Copilot може ненавмисно отримати доступ до конфіденційних даних або створити зведення, що містять такі дані.
-
Інвестуйте у впровадження співробітниками
Незалежно від того, наскільки просунутою стає технологія, підвищення продуктивності не відбудеться без адаптації користувачів. Щоб отримати максимальну віддачу від Copilot, співробітникам потрібно навчитися писати правильні команди, перевіряти вивід та інтегрувати інструмент у свої робочі процеси. Це радше безперервний процес адаптації, ніж одноразове навчання.
-
Почніть з пілотного дослідження
Замість того, щоб розгортати його для всієї компанії одночасно, проведення пілотної програми з певним відділом дозволяє контролювати витрати та спостерігати за моделями використання. Це покаже вам, які бізнес-процеси дійсно заощаджують час, а які не дають очікуваних переваг.
Copilot — це не магія, це інструмент.
За умови правильного налаштування та використання Microsoft 365 Copilot може реально скоротити час, який співробітники витрачають на повторювані завдання. Однак, щоб він забезпечував переваги корпоративного рівня, інфраструктура має бути налагоджена, управління доступом має бути правильно впроваджено, а процес адаптації співробітників має бути ефективно керований.
Продуктивність не зростає автоматично з моменту введення транспортного засобу в експлуатацію. Продуктивність виникає завдяки поєднанню добре структурованої інфраструктури та поінформованих користувачів.
Підготуйтеся до Microsoft 365 Copilot разом із Synchron.
У Synchron ми підтримуємо організації протягом усього процесу встановлення та налаштування Microsoft 365 Copilot. Ми надаємо комплексну підтримку, від планування ліцензій та налаштування керування доступом до політик безпеки даних та процесів адаптації користувачів.
Ви можете обговорити підготовку вашої інфраструктури Microsoft 365 для Copilot з нашою командою експертів.
